Để đảm bảo hoạt động quản lý phòng khám nha khoa hàng ngày hiệu quả, bạn cần có cơ sở hạ tầng và có đầy đủ các quy trình, đặc biệt là khi điều trị cấy ghép răng. Theo kinh nghiệm của tôi, việc quản lý nhóm và phân công trách nhiệm hợp lý là một trong 5 yếu tố quản lý phòng khám nha khoa hiệu quả nhất.
5 mẹo quản lý phòng khám hiệu quả
1. Hãy đảm bảo đội ngũ của bạn truyền tải đúng thông điệp
Tất cả các nhân viên của bạn cần phải có sự thống nhất chung khi nhắc tới các lợi ích của việc điều trị tại phòng khám. Họ cần sẵn sàng cung cấp cho bệnh nhân những thông tin lâm sàng cơ bản nhất khi người bệnh yêu cầu.
Điều này đặc biệt quan trọng khi nói đến điều trị cấy ghép răng (Implant), vì phương thức này có thể đòi hỏi bệnh nhân đầu tư nhiều hơn về thời gian và tiền bạc so với các lựa chọn điều trị khác. Sự tự tin cũng như am hiểu của các nhân viên đóng vai trò cần thiết trong việc thảo luận với bệnh nhân về quy trình điều trị – điều này sẽ giúp bệnh nhân có niềm tin hơn vào cơ sở cũng như quá trình thực hiện điều trị tại nơi đây.
Tất cả các nhân viên đều cần được đào tạo bài bản, để có thể giải đáp mọi thứ cho các bệnh nhân và người nhà của họ về dịch vụ. Các bệnh nhân sẽ cảm thấy thoải mái ngay từ lúc đặt lịch hẹn, khám lâm sàng, điều trị cho tới việc chăm sóc sức khỏe sau đó.
Điều này không chỉ giúp cải thiện cảm nhận của bệnh nhân mà còn giúp họ tìm được bác sĩ nha khoa phù hợp. Thêm vào đó, nhân viên cũng có thể là người tư vấn trực tiếp cũng như mô tả các cách điều trị giúp người bệnh hình dung rõ hơn và giới thiệu các loại hình công nghệ hiện đại được sử dụng trong việc chữa trị. Qua đó, khi bệnh nhân đã biết những dịch vụ bên phòng khám, các nha sĩ cũng sẽ không cần phải tốn thêm thời gian để giải thích hay giới thiệu lại mà có thể bắt tay vào việc khám bệnh ngay từ đầu.
Bằng cách quản lý nhân viên như vậy, chúng tôi đã tạo nên ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của các cơ sở khám nha khoa.
2. Hãy chuẩn bị sẵn sàng và đầy đủ trang thiết bị
Cá nhân tôi thích việc luôn chuẩn bị sẵn sàng cho mọi bệnh nhân ngay khi họ bước vào cửa phòng khám, đặc biệt là những bệnh nhân tiềm năng, những người đặt hàng các sản phẩm cấy ghép trước và với số lượng lớn. Tôi thấy rằng nếu bạn có các thiết bị, vật tư dự trữ sẵn, bạn có thể sắp xếp mọi thứ một cách chuyên nghiệp hơn khi làm việc với bệnh nhân. Điều đó cũng có nghĩa là việc điều trị có thể diễn ra nhanh hơn – bệnh nhân có thể mất nhiều thời gian để đưa ra quyết định có làm hay không, nhưng một khi quyết định được đưa ra, việc điều trị có thể bắt đầu thuận lợi sớm nhất có thể. Hầu hết mọi người đều hài lòng với hiệu quả của dịch vụ như thế và ít có khả năng xem xét những nơi xung quanh khác.
Bổ sung cho điều này, tôi đã xây dựng một mối quan hệ tốt với phòng Labo của chúng tôi và các kỹ thuật viên tiếp tục đảm bảo việc cung cấp trang thiết bị và sửa chữa cho bất kỳ công việc phục hình nào ngay khi được yêu cầu.
3. Ủy quyền và chia sẻ trách nhiệm quản lý
Tôi muốn nói rằng một trong những thách thức lớn nhất của phòng khám là giải quyết nhiều các công việc cần quản lý mỗi ngày. Có rất nhiều cách để làm và mặc dù điều đó là hoàn toàn cần thiết, nhưng nó cũng chiếm một khoảng thời gian đáng kể. Việc cân bằng quản lý với chăm sóc phòng khám nha khoa là rất khó – đặc biệt là đối với một cơ sở nhỏ hơn như của chúng tôi – nhưng, điều này vẫn có thể đạt được bằng cách quản lý cẩn thận và phân chia công việc hợp lý.
Chúng tôi không có người quản lý thực hành chuyên trách, nhưng đối với những người làm việc đó, người này cần đảm nhận rất nhiều trách nhiệm cần phải biết và quản lý hàng ngày. Nhờ có sự chia sẻ trách nhiệm, các bác sĩ nha khoa dễ dàng tập trung hơn vào việc điều trị cho bệnh nhân.
4. Hãy tận dụng những đánh giá tích cực của bệnh nhân
Theo kinh nghiệm của tôi, bệnh nhân tin tưởng đánh giá của người khác hơn là các quảng cáo hiện nay. Đại đa số bệnh nhân mới đến phòng khám của chúng tôi là nhờ vào kết quả của việc truyền miệng, có nghĩa là chúng tôi chủ yếu dựa vào các lời mời gọi tích cực của bệnh nhân – những người đã từng sử dụng dịch vụ với những người khác.
5. Sử dụng các sản phẩm và hệ thống đáng tin cậy
Hoạt động quản lý của bạn phải được thực hiện thông qua một công cụ quản lý đơn giản. Phần mềm quản lý phòng khám dễ sử dụng để các bác sĩ cũng có thể tham gia vào quá trình nhập dữ liệu lâm sàng. Bệnh nhân được phân quyền, chia sẻ để xem được các hình ảnh của mình. Người quản lý hay các nha sĩ dễ dàng theo dõi hiệu suất thực hiện – chẳng hạn như hoàn thành bao nhiêu lần điều trị cấy ghép mỗi tháng – biết chính xác số liệu mà bạn đạt được.
Công ty cung cấp phần mềm phải đảm bảo được về chứng chỉ ISO, chính sách bảo mật cho bạn.
Hiện nay rất ít công ty cung cấp được việc đó. Công ty cổ phần Quản lý hồ sơ điện tử (ERM) với sản phẩm https://phongkham.vip là một trong số đó.
Giữ nó đơn giản
Tóm lại, yếu tố quản lý phòng khám nha khoa hiệu quả là càng đơn giản càng tốt. Nhờ sử dụng dịch vụ công nghệ điều hành đã giúp công việc quản lý dễ dàng hơn bao giờ hết. Điều quan trọng không kém đó là bạn cần phải đảm bảo rằng các nhân viên của mình đều được chia việc rõ ràng, với khối lượng công việc như nhau vì đây yếu tố quyết định giúp cho việc quản lý các công việc hàng ngày dễ dàng hơn – làm việc trơn tru hơn!
